Vantaggi di un CCMS

Tanti mi chiedono: Cos’è un CCMS? Un CCMS è un Component Content Management System. Si tratta di un sistema che aiuta ad aumentare la velocità di pubblicazione multilingue in diversi formati e garantisce un risparmio di costo a medio lungo termine.

Un CCMS si basa sul principio del Single Source. Non si ragiona più in forma di documenti ma in forma di moduli o anche chiamati nodi. Sono entità di testo che hanno un senso anche da soli e che possono essere messi insieme ad altri moduli secondo la necessità del documento da produrre. I moduli sono in formato XML, un formato “layout neutral”. Così il redattore tecnico può scegliere diversi layout e formati di pubblicazione secondo le sue necessità. Per avere una struttura chiara i moduli sono suddivisi in classi d’informazione. Ogni classe d’informazione ha una struttura ben definita. Una descrizione della macchina sarà diversa da un piano di manutenzione. Il troubleshooting avrà eventualmente una forma tabellare, l’utilizzo della macchina si baserà invece su delle istruzioni ben precise.

Grazie alla granularità durante la scrittura, il redattore tecnico può decidere se un capitolo intero sarà un capitolo standard da riutilizzare o se, solo una pagina o un messaggio d’allarme intero, saranno da riutilizzare.
Tutti i moduli sono salvati in un database e grazie al concetto del riutilizzo dei singoli moduli nei progetti, il redattore tecnico risparmia tanto tempo nella scrittura dei nuovi contenuti.
Per filtrare o individuare ancora meglio il contenuto adatto, un CCMS ha bisogno di metadati. I metadati sono delle proprietà che definiscono i moduli. Grazie ai metadati e ai filtri il sistema garantisce degli automatismi in fase di pubblicazione.

Io comparo un modulo sempre con un diamante o un contenitore con diverse sfaccettature. Un modulo non contiene solo il contenuto ma contiene anche le traduzioni, i metadati, le versioni, i diritti di accesso ecc. Un modulo è molto di più rispetto ad un documento di testo tradizionale.
Unendo diversi moduli il redattore tecnico crea un progetto, dopodiché abbina il layout desiderato, sceglie la lingua di pubblicazione e pubblica.

Un CCMS cambia modo di lavorare. A medio lungo termine si ottiene un database con moduli riutilizzabili e le loro traduzioni. Così facendo si risparmia tempo e soldi per la redazione e per la traduzione. Tanti CCMS danno la possibilità di pubblicare anche in formato HMTL oltre al PDF, MS Word ecc. I moduli posso essere utilizzati anche per le piattaforme 4.0 per una documentazione Industria 4.0.